Co Ty wiesz o głuchych

Prosty język. Co Ty wiesz o głuchych? #17

Jak pisać w sposób prosty? Co zrobić, gdy nie rozumiem treści urzędowego pisma?

„Głusi mają problem z czytaniem ze zrozumieniem. Głusi mają problem z poprawnym gramatycznie pisaniem” – skoro oglądasz ten film, to prawdopodobnie interesujesz się osobami głuchymi i niedosłyszącymi. Informacje o problemach z pisaniem i czytaniem nie są dla Ciebie zaskoczeniem.

Dlaczego głusi mają problem z czytaniem?

Z czego wynikają te problemy? Jest to temat na oddzielny odcinek, a nawet na całą serię! Skracając, głównymi przyczynami wydają się być:

  • niedostosowany do potrzeb osób głuchych system edukacji,
  • rozbudowana fleksja języka polskiego, czyli tzw. końcówki,
  • słowa, które mogą mieć różne znaczenia, np. zamek,
  • brak odpowiedników wielu słów w języku migowym,
  • niedostępność naturalnej drogi przyswajania języka fonicznego, czyli słyszenia mowy.

I tak dalej, i tak dalej. Temat jest długi i na pewno jeszcze nieraz go poruszymy.

Zrozumienie tekstu przez osoby słyszące

Ale… czy tylko osoby głuche i niedosłyszące mają problem ze zrozumieniem tekstu? No to zobaczmy przykład:

„Urząd Miasta i Gminy X, uprzejmie informuje, że w dniu 12 grudnia 2012 roku do tutejszego Urzędu wpłynęło pismo z dnia 06.12.2012 r. od Pani Y i od Pana Z, na którym brak jest podpisów osób składających pismo. Na piśmie tym, w jego końcowym fragmencie, pismem maszynowym wskazano imiona i nazwiska wnioskodawców oraz pełnomocnika. Tymczasem art. 63 Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.) określa wymogi minimalne pisma do organu administracyjnego, zaś z §. 3 art. 63 powoływanej ustawy wynika, że w przypadku zachowania formy pisemnej, niezbędny jest podpis wnoszącego. Tego wymogu Państwo nie dochowali z uwagi na brak podpisów własnoręcznych pod wnoszonym pismem. W związku z powyższym tutejszy organ będzie mógł odnieść się do pisma przesłanego przez Panią Y i Pana Z po złożeniu podpisów na przesłanym piśmie, lub przesłaniu pisma o takiej samej treści opatrzonego podpisami osób je wnoszących”.

I jak? Czy wszystko zrozumiałeś? Czy musiałeś przeczytać ze dwa razy albo szczególnie skupić się na tym, jaki jest sens i cel tego pisma? To był przykład prawdziwego pisma z urzędu – a przecież takie pismo powinno być jasne i zrozumiałe dla wszystkich.

Prosty język – co się dzieje, gdy go nie ma?

Od wielu lat w trwają starania nad uproszczeniem języka używanego w relacjach urzędnicy-obywatele. Jeżeli obywatel nie zrozumie pisma, prawdopodobnie będzie kontaktował się z urzędem, aby uzyskać wyjaśnienia lub nie zastosuje się do urzędniczych zaleceń. Obie sytuacje powodują nie tylko niepotrzebny stres obywatela i stratę czasu, ale realnie przekłada się na koszty i efektywność pracy urzędników. A to obciąża kieszenie nas wszystkich – jako podatników. Urzędnik poza przygotowaniem i nadaniem pierwszego pisma, będzie musiał poświęcić dodatkowy czas na wyjaśnienia, prawdopodobnie rozpatrzyć i odpowiedzieć na kolejne pisma. Czas mija, koszty załatwienia danej sprawy rosną, a wszystkiego można byłoby uniknąć, gdybyśmy zastosowali zasadę „prostego języka”.

Jasny przekaz informacji

Czym charakteryzuje się prosty język? Po pierwsze, jasnym przekazem informacji. Spójrzmy na takie, wymyślone przez nas zdanie:

„Na podstawie paragrafu takiego i takiego, z dnia tego i tego, uchwały miasta X, informujemy, że nie uzupełnił/a Pan/i wszystkich obowiązkowych pozycji we wniosku, który złożył/a Pan/i w Wydziale Komunikacji Urzędu Dzielnicy dnia tego i tego, w związku z powyższym musi Pan/i uzupełnić brakujące informacje”.

Zdanie przez nas wymyślone, ale brzmi znajomo, prawda? A może by tak:

„Szanowny Panie. We wniosku, który Pan u nas złożył, zabrakło Pańskiego podpisu. Prosimy o uzupełnienie.

Z poważaniem. Wydział Komunikacji Urzędu Dzielnicy”.

Prościej? Tak. Krócej? Też. Zrozumiale? Jak najbardziej! No właśnie, przejdźmy do punktu drugiego.

Nieumieszczanie podstaw prawnych w głównej treści pisma

Po drugie – nieumieszczanie podstaw prawnych w głównej treści pisma. Znamy ten problem – jak chociażby na powyższym przykładzie – gdzie w urzędowym piśmie musimy przebrnąć przez mnóstwo informacji, co, gdzie i kiedy zostało napisane. Jaki przepis prawny, który jego rozdział, paragraf, akapit, punkt, podpunkt. W jakim dniu ten przepis prawny został uchwalony, a w jakim wszedł w życie. Do tego dochodzą jeszcze niekończące się zmiany i poprawki, które też mają swoją pozycję w prawie, datę uchwalenia i przyjęcia. I to wszystko w treści naszego pisma.

Oczywiście informacja, na jakiej podstawie prawnej urząd czegoś od nas wymaga, jest jak najbardziej słuszna i prawidłowa. Ale po co umieszczać to w głównej treści pisma? To w takim razie gdzie? W przypisach. To tam możemy dodać zdanie: „podstawa prawna” i dalej cały wykaz co, gdzie i kiedy.

Oczywiście przypisów może być wiele, w zależności od potrzeb. Ważne, żeby były oddzielone od głównej treści. Warto je nawet napisać pomniejszoną czcionką, aby główny tekst był jak najbardziej przejrzysty. W naszym przykładzie mogłoby to wyglądać o tak:

„Szanowny Panie. We wniosku, który Pan u nas złożył, zabrakło pańskiego podpisu. Prosimy o uzupełnienie*. Z poważaniem. Wydział Komunikacji Urzędu Dzielnicy”.

*na podstawie Uchwały Miasta z dnia … rozdział …, paragraf …, akapit … (mniejszą czcionką).

Trudne słownictwo

Trzecia sprawa: trudne słownictwo. Po prostu z niego nie korzystajmy. Oczywiście każda branża, specjalizacja czy zawód ma swoje, charakterystyczne słownictwo. I tego nie unikniemy. Ale jednocześnie, nikt z nas nie zna znaczenia wszystkich słów. Innych słów mogą używać lekarze, innych architekci, jeszcze innych sportowcy czy elektrycy. A co jeszcze bardziej mylące, te samo słowo może mieć różne znaczenia, w zależności od branży.

Co więc możemy zrobić? Jeżeli to możliwe, to zastąpmy trudne, mało używane słowo innym, popularniejszym, bardziej znanym. A jeżeli decydujemy się je użyć, to podajmy jego wyjaśnienie – w nawiasie, albo ponownie w przypisie czy też na marginesie.

Krótkie zdania

Czwarta sprawa: krótkie zdania. Po prostu unikajmy zdań, które są długie. Język polski daje nam możliwość wydłużania zdań prawie że w nieskończoność – kolejny przecinek, kolejny spójnik, i mamy zdanie na pół strony. Jak zauważa dr Tomasz Piekot z Pracowni Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego, najdłuższe zdania, jakie zauważono przy pracach nad prostym językiem, miało aż 77 wyrazów! Pomyśl: czytając ze zrozumieniem, nie powinieneś mieć problemu z powtórzeniem ostatniego zdania, które właśnie skończyłeś czytać. Czy dałbyś radę powtórzyć zdanie składające się z 77 słów?

Unikaj także zwrotów, które nie wnoszą nic do treści, a tylko rozmywają przekaz, np. „niniejszym”.

Czytelny układ pisma

Piąta sprawa: wyobraź sobie regulamin z banku. Co widzisz przed oczami? Najprawdopodobniej bardzo małą czcionkę i zwarty tekst. Nawet gdyby ten regulamin był napisany prostym językiem, czytanie go byłoby po prostu bardzo nieprzyjemne, niewygodne. Rada? Bardzo prosta:

  • większa czcionka, aby można było czytać bez użycia lupy;
  • wyraźnie oznaczone i nazwane rozdziały, punkty, podpunkty, aby łatwo można było znaleźć interesujący nas fragment;
  • i szerokie marginesy, pozwalające na swobodne robienie notatek.

Unikaj trudnych konstrukcji gramatycznych

Szósta zasada: unikaj trudnych konstrukcji gramatycznych, rzadko stosowanych w języku potocznym, (np. imiesłowów, rzeczowników odczasownikowych, strony biernej i konstrukcji bezosobowych). Przykłady:

  • zamiast „urząd realizujący projekt”, można napisać „urząd, który realizuje projekt”;
  • zamiast „decyzja została podjęta przez Urząd XYZ” — „Urząd XYZ zdecydował”;
  • zamiast „nie złożono czytelnych podpisów przez wnioskodawcę pod umową” — „Nie podpisał/a Pan/i umowy czytelnie”;
  • zamiast „w związku z powyższym składam zapytanie o…” — „dlatego, pytam o…”.

Prosty język w praktyce

Czy to wszystkie wskazówki? Na pewno nie. Ale zastosowanie chociażby tych sześciu, już bardzo ułatwi zrozumienie tekstu. Jednocześnie, mając w głowie te wskazówki, sami zaczniemy dostrzegać miejsca i sposoby na jeszcze większe uproszczenie tekstu.

Spróbujmy teraz zastosować te wskazówki do przykładu z początku filmu:

„Szanowni Państwo, dziękujemy za przesłanie pisma do Urzędu Miasta i Gminy X. Niestety nie możemy go rozpatrzyć. Zgodnie z prawem* powinni Państwo podpisać się odręcznie. Pismo, które Państwo złożyli, ma podpis tylko komputerowy. W piśmie brakuje czytelnych, odręcznych podpisów Pani Y, Pana Z i państwa pełnomocnika. Problem ten, możemy rozwiązać na dwa sposoby:

  1. Mogą przyjść Państwo do Urzędu razem z pełnomocnikiem. Na miejscu podpiszą Państwo pismo.
  2. Mogą Państwo jeszcze raz wysłać do nas to samo pismo, ale tym razem z odręcznymi, czytelnymi podpisami. Po podpisaniu Urząd będzie mógł rozpatrzyć pismo.

*art. 63 Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.)”.

Masz prawo do prostego języka, treści w języku migowym lub w alfabecie Braille’a 

A na koniec bardzo ważna wskazówka! Na podstawie paragrafu…. Nie, nie! Tak mówić nie będziemy. 🙂 Ale prawda, że mamy dla was przypomnienie, dotyczące prawa.

Otóż w roku 2019 weszła w życie ustawa, która nakazuje różnym instytucjom, np. bankom, przygotowanie pism dla klientów właśnie w postaci prostego języka. I to samo rozporządzenie nakazuje również przetłumaczenie pism na język migowy dla osób głuchych czy niedosłyszących, oraz przepisanie treści na alfabet Braille’a dla osób niewidomych. Ale w każdym wypadku jest to na prośbę klienta, a sama instytucja ma pewien czas na spełnienie tej prośby.

A jaka jest podstawa prawna takiego działania? To tu ją widzicie, obok, nie będę Was zanudzać jej czytaniem (Ustawa z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. Dz.U. 2019 poz. 1696).

Dlaczego o tym mówię? Bo doświadczenie pokazuje, że wiele osób podpisuje różne, bardzo ważne pisma, bez ich zrozumienia. Może chodzić o kredyt czy pożyczkę, może o kupno lub sprzedaż mieszkania, albo zgodę na jakąś formę leczenia. Cokolwiek podpisujesz, musisz wiedzieć, co to jest. Musisz wiedzieć, na co się zgadzasz – lub też nie zgadzasz – i jakie mogą być tego konsekwencje. A jeżeli czegoś nie rozumiesz – to pytaj. Proś o wyjaśnienie. A jeżeli to możliwe – poproś o prostszy język, lub jeśli jesteś osobą niesłyszącą lub niewidomą – o wersję w języku migowym lub alfabetem Braille’a.

Więcej o prostym języku

To tyle w dzisiejszym odcinku „Co Ty wiesz o głuchych?”. Chcesz dowiedzieć się więcej o prostym języku? W opisie tego filmu znajdziesz źródła, skąd czerpaliśmy wiedzę. Niektóre z nich są z tłumaczeniem na język migowy. A jeżeli masz pomysł na inne praktyczne pomoce, ułatwiające zrozumienie tekstu, lub znasz przykłady tekstów ciężkich do przyswojenia, podziel się nimi w komentarzu.

Źródła w polskim języku migowym:

Sfinansowano przez Narodowy Instytut Wolności ze środków Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich NOWEFIO na lata 2021-2030

Skip to content