Jak założyć konto firmowe i jak wyrobić pieczątkę firmową? FIRMA #7

Po co konto firmowe i pieczątka?

Na koncie firmowym będą przebiegały różne transakcje – od kupna i sprzedaży, poprzez rozliczenia podatkowe i opłaty składek ZUS. Natomiast pieczątka firmowa posłuży do załatwiania różnych formalności, np. podpisywanie umów czy dokumentów w Urzędzie Skarbowym.

Czym jest konto firmowe?

Konto firmowe – jak sama nazwa wskazuje – jest kontem przeznaczonym ściśle do operowania finansami firmy. Jest przypisane do niej i odnotowywane są na nim wpływy, jak również wydatki, poniesione przez to przedsiębiorstwo. Konto to zakładane jest przez właściciela firmy, choć może być później użytkowane także przez inne, upoważnione osoby np. pracowników, którzy wykonują przelewy za wykonaną pracę (o ile nie jest to działalność jednoosobowa).

Każda firma musi mieć przypisane konto bankowe, żeby wygodniej było rozliczać przychody i wydatki. Już w trakcie zakładania własnej działalności konieczne jest podanie numeru bankowego, które będzie służyło do wykonywania firmowych transakcji finansowych.

Konto firmowe – przepisy

W przepisach nie jest określone, że osoba prowadząca własną działalność musi posiadać oddzielne konto do prowadzenia finansów firmy. Teoretycznie nic nie stoi więc na przeszkodzie, żeby korzystać z konta osobistego i właśnie ten numer rachunku podać w trakcie rejestracji firmy i z tego konta prowadzić wszelkie późniejsze rozliczenia. W praktyce część osób rzeczywiście pozostaje przy takim rozwiązaniu, chociaż nie jest ono najwygodniejsze. Takie rozwiązanie posiada liczne wady. Warto bowiem wiedzieć, że wspólny rachunek nie rozgranicza transakcji prywatnych od firmowych. To właśnie podatnik będzie też musiał udowodnić przed Fiskusem, że dana transakcja była prywatna, a nie firmowa.

Dlaczego konto firmowe jest ważne?

Dlaczego jednak w ogóle firma musi posiadać jakiś przypisany do niej numer konta bankowego? Wszystko wynika z obowiązujących przepisów, które zobowiązują podatników prowadzących własną działalność gospodarczą (podlegającą ustawie o rachunkowości) do wykonywania rozliczeń podatkowych właśnie w formie przelewu bankowego. Przelewy te zaś muszą być wykonywane przez konto, które zostało wskazane w Urzędzie Skarbowym, w trakcie rejestracji działalności. Lepiej mieć ściśle przypisane do firmy konto w banku – tym samym unika się wielu pułapek i kłopotów.

Jak wybrać konto firmowe?

Skoro już wiemy, że posiadanie własnego konta firmowego jest bardzo wygodne i w zasadzie konieczne, pojawia się pytanie jak wybrać najlepsze konto na firmę. Banki posiadają szereg propozycji dla nowych przedsiębiorców – trudno się dziwić, skoro powstaje tak wiele nowych firm. Poszukiwanie idealnej oferty wygląda jednak podobnie jak w przypadku wybierania dla siebie konta prywatnego.

Najważniejszą kwestią dla niektórych może być koszt prowadzenia rachunku w banku. Warto szczególnie zwrócić na to uwagę, ponieważ są oferty, które zapewniają darmowe prowadzenie konta firmowego. Kolejna zaleta to dodatkowe karty płatnicze oraz możliwość korzystania z konta przez internet. Trzeba sprawdzić, czy posiadanie karty będzie płatne – a jeśli tak, to ile będzie to kosztować. Następnie sprawdzamy ceny innych czynności babkowych jak przelewy czy wypłaty z bankomatów (w tym obcych). Pamiętajmy, że trzeba wybrać taką opcję, która pozwoli wygodnie prowadzić własny biznes. Ponieważ w trakcie prowadzenia własnej działalności często wydarza się coś niespodziewanego (na przykład klient nie zapłacił, a trzeba przecież opłacić pracowników), warto także zainteresować się kwestią ewentualnych gwarancji bankowych oraz limitu kredytu inwestycyjnego. Nie zaszkodzi sprawdzić, jakie produkty są elementem oferty banku np. pożyczki dla firm.

Jak wyrobić pieczątkę firmową?

Wprawdzie brak pieczątki firmowej nie skutkuje żadnymi sankcjami w stosunku do przedsiębiorcy (gdyż polskie prawo nie nakłada obowiązku jej posiadania), to jednak niemal każda firma funkcjonująca w Polsce decyduje się na jej wyrobienie. I nic w tym dziwnego, gdyż pieczątka firmowa to niemal nieodzowny element prowadzenia działalności gospodarczej – nie tylko pozwala zaoszczędzić sporo czasu (potrzebnego do ewentualnego wypełniania dokumentów), ale także jest niezwykle praktyczna i wygodna. Dlatego też jednym z pierwszych kroków w prowadzeniu własnej firmy jest wyrobienie firmowej pieczątki.

Ponieważ nie istnieją przepisy nakazujące posiadanie pieczątki firmowej, to nie ma także konkretnych kryteriów dotyczących elementów, jakie powinny się na niej znaleźć. Jednak zdecydowana większość pieczątek wygląda bardzo podobnie i posiada niemal te same informacje, takie jak:

• nazwa firmy oraz jej forma prawna (na przykład spółka z ograniczoną odpowiedzialnością bądź spółka aukcyjna),

• informacje teleadresowe:

  • adres siedziby firmy

  • numer telefonu,

  • maila strona internetowa,

• NIP i REGON.

W niektórych przypadkach przedsiębiorcy decydują się na wyrobienie pieczątek imiennych, na których znajduje się imię i nazwisko pracownika oraz zajmowane przez niego stanowisko. Warte podkreślenia jest także to, iż coraz więcej osób decyduje się na wyrobienie pieczątek z oryginalnymi dodatkami – takich jak logo lub faksymile (czyli kopia odręcznego podpisu).

Decydując się na wyrobienie pieczątki firmowej należy podjąć kilka decyzji dotyczących jej wyglądu i rodzaju. Przy tym wyborze należy wziąć pod uwagę kilka kwestii:

• rodzaj (pieczątka tradycyjna, imienna, datownik, numerator),

• kształt (do wyboru jest pieczątka prostokątna, podłużna, owalna lub okrągła),

• kolor obudowy i tuszu

Ilość dostępnych na rynku pieczątek jest bardzo duża, więc żaden przedsiębiorca nie będzie miał problemów z ich wyborem. Jednak decydując się na konkretny model należy pamiętać o tym, iż ten wybór będzie miał wpływ na funkcjonalność pieczątki, komfort jej użycia, żywotność oraz jakość odbicia.